Werknemer uit dienst: wie leegt de elektronische postbus?

Gaat een werknemer uit dienst, dan moeten er de nodige zaken worden geregeld. Denk aan bijvoorbeeld aan de eindafrekening op de loonstrook, het eventueel uitbetalen van openstaande vakantiedagen, inleveren van sleutels, enzovoort. Wat niet vergeten moet worden is dat de werknemer ook ‘elektronisch’ uit dienst gaat: zijn elektronische postbus moet worden afgesloten of als deze nog een tijdje openblijft, worden ‘geleegd’.
Een onderneming, nota bene actief in de ICT-sector, werd door Nederland ICT gevorderd om achterstallige contributie te betalen. Het bedrijf betwistte dat het ooit een factuur had ontvangen. De factuur was echter verstuurd naar het e-mailadres van een medewerker die niet meer in dienst is.
Het geschil wordt voorgelegd aan de rechter waar Nederland ICT een bedrag van € 1.573 vordert (de contributie over de jaren 2016 en 2017), te vermeerderen met de wettelijke rente daarover vanaf 1 januari 2016 tot de dag der voldoening, en daarnaast vordert Nederland ICT de betaling van € 285,50 aan incassokosten en de proceskosten. Volgens Nederland ICT had zij het bedrijf meermaals gesommeerd om tot betaling over te gaan, maar omdat het bedrijf in gebreke bleef was ze genoodzaakt een incassobureau in te schakelen.
Het bedrijf stelde pas in maart 2017 voor het eerst een betalingsherinnering te hebben ontvangen voor de contributie over 2016. Na onderzoek bleek dat Nederland ICT slechts per e-mail correspondeerde en ook per e-mail de facturen had verstuurd. De e-mail werd telkens gestuurd naar een e-mailadres van een medewerker die reeds langere tijd uit dienst was. Het bedrijf had daarop voorgesteld 2016 wel te betalen, maar het lidmaatschap per 1 januari 2017 te beëindigen.
De rechtbank overweegt dat ook in het verleden de factuur altijd per mail werd verstuurd en ook door het bedrijf werd betaald. Het bedrijf kan zich derhalve niet op het standpunt stellen dat zij de factuur over 2016 te laat heeft ontvangen. Het feit dat het een e-mailadres betrof van een medewerker die niet meer in dienst is, dient voor risico van het betreffende bedrijf te komen. Men had zodanige maatregelen moeten nemen dat de berichten gericht aan het e-mailadres van de betrokken medewerker zouden worden doorgestuurd naar een ander, wel gebruikt e-mailadres. Het bedrijf wordt dan ook veroordeeld tot betaling van de gevorderde hoofdsom, vermeerderd met rente en (buitengerechtelijke) kosten.
Bron: Rb. Limburg 18-07-2018