Het percentage van de vrije ruimte in de werkkostenregeling over de eerste € 400.000 fiscale loonsom is in 2023 eenmalig verhoogd naar 3%. Dit betekent een verhoging van maximaal met € 5.200. Volgend jaar wordt het percentage van de vrije ruimte structureel verlaagd naar 1,92% over de eerste € 400.000 loonsom. Boven de € 400.000 blijft het percentage 1,18%.
Controleer of u de vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw werknemers hebt gegeven op de juiste wijze hebt verwerkt voor de werkkostenregeling en of u mogelijk nog ruimte over hebt om de werkkostenregeling optimaal te benutten. U mag vergoedingen en verstrekkingen ten laste van uw vrije ruimte brengen als het gebruikelijk is dat de werknemer deze onbelast krijgt. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in elk geval als gebruikelijk. Bedragen van minder dan € 2.400 kunt u dus in elk geval onbelast uitkeren vanuit de vrije ruimte.
In januari 2024 moet u beoordelen of u in 2023 de vrije ruimte hebt overschreden. Blijft het totale eindheffingsloon binnen de vrije ruimte, dan hoeft u geen eindheffing aan te geven en te betalen. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaalt u 80% eindheffing over het verschil tussen de vrije ruimte en het totale eindheffingsloon. De eindheffing geeft u aan in de tweede loonaangifte van 2024. U kunt de eindheffing voorkomen door tussentijds te controleren of u de vrije ruimte niet overschrijdt. Heeft u al in 2023 eindheffing betaald? Dan heeft u achteraf mogelijk te veel of te weinig eindheffing betaald. U corrigeert dit ook in de loonaangifte over het tweede tijdvak van 2024.
U komt alleen voor een vrijstelling binnen de vrije ruimte in aanmerking en u kunt alleen gebruikmaken van de gerichte vrijstelling als u de vergoeding of verstrekking aanwijst als eindheffingsbestanddeel. De Belastingdienst neemt gedurende het kalenderjaar aan dat zo’n aanwijzing heeft plaatsgevonden als de vergoeding of verstrekking niet tot het loon van de werknemer is gerekend. Is de vergoeding of verstrekking gegeven in een vorig kalenderjaar, dan zal de vergoeding of verstrekking worden beschouwd als belast loon van de werknemer. De gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte zijn dan niet alsnog van toepassing.
Als u een vergoeding geeft of verstrekking doet aan uw werknemers waarbij u voldoet aan de voorwaarden van de betreffende gerichte vrijstelling, neemt de Belastingdienst aan dat u de vergoeding of verstrekking hebt aangewezen. Als u bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding betaalt van maximaal € 0,21 per kilometer, wordt dus aangenomen dat u de vergoeding hebt aangewezen. Vergoedt u meer dan € 0,21, dan moet u het meerdere wel expliciet aanwijzen.