Bepaalde informatie is wettelijk verplicht in uw bedrijfscorrespondentie. Op deze pagina vindt u een overzicht van de vereiste informatie. En hebt u nog vragen? Bel gerust een accountant van telt® in Barneveld of ons accountantskantoor telt® in Lunteren.
Onder bedrijfscorrespondentie wordt verstaan: brieven, e-mails, offertes, brochures, faxberichten, website en facturen. Voor facturen gelden aanvullende eisen, die u ook op deze pagina vindt. Reclame-uitingen horen niet bij bedrijfscorrespondentie.
Vermeld altijd uw handelsnaam en KvK-nummer. Hebt u een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv)? En is uw handelsnaam anders dan de statutaire naam (de naam in de oprichtingsakte)? Zet dan ook de statutaire naam op uw bedrijfscorrespondentie. En bij een bv of nv vermeldt u ook de statutaire zetel (vestigingsplaats) van de rechtspersoon.
Op uw website dient u in ieder geval de volgende gegevens op een logische plaats te vermelden:
Als u online producten en/of diensten aanbied dient u ook op uw website te vermelden:
Uw facturen moeten aan een aantal wettelijke eisen voor facturen voldoen. Op een factuur staat in ieder geval:
Facturen moeten van een opeenvolgende nummering voorzien zijn. Klopt de nummering niet? Herstel dit, anders heeft uw klant geen recht op aftrek van btw.
In sommige gevallen hoeft u geen btw op uw factuur te zetten. Bijvoorbeeld als u vrijgesteld bent van btw of meedoet aan de kleineondernemersregeling.
Stuurt u geen factuur, dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart:
Om de verjaringstermijn te verlengen, kunt u uw klant een (aangetekende) brief sturen. De verjaringstermijn begint dan opnieuw. Dat heet stuiten.
Uw facturen zijn onderdeel van uw administratie. Wettelijk is het verplicht dat u uw administratie een bepaalde tijd bewaart. Voor facturen is dat 7 jaar. Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Onroerende goederen zijn bijvoorbeeld grond en gebouwen. U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Deze moeten dan wel de juiste en volledige weergaven van het origineel zijn.
U kunt uw factuur op papier sturen, maar u kunt ook elektronisch of digitaal factureren. Elektronische en digitale facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur. Een elektronische factuur (e-factuur) stuurt u vanuit uw geautomatiseerde systeem naar het systeem van uw klant. Hiermee moet de klant wel akkoord gaan. Hij is niet verplicht om een e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren mag binnen de hele Europese Unie (EU). Stuurt u een factuur als pdf-bestand met een e-mail naar uw klant? Dat heet digitaal factureren.