Nieuws
Gepubliceerd op 13 maart 2023

Bedrijfscorrespondentie: welke regels gelden er?

Bepaalde informatie is wettelijk verplicht in uw bedrijfscorrespondentie. Op deze pagina vindt u een overzicht van de vereiste informatie. En hebt u nog vragen? Bel gerust een accountant van telt® in Barneveld of ons accountantskantoor telt® in Lunteren.

Onder bedrijfscorrespondentie wordt verstaan: brieven, e-mails, offertes, brochures, faxberichten, website en facturen. Voor facturen gelden aanvullende eisen, die u ook op deze pagina vindt. Reclame-uitingen horen niet bij bedrijfscorrespondentie.

Welke gegevens plaatst u op al uw bedrijfscorrespondentie?

Vermeld altijd uw handelsnaam en KvK-nummer. Hebt u een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv)? En is uw handelsnaam anders dan de statutaire naam (de naam in de oprichtingsakte)? Zet dan ook de statutaire naam op uw bedrijfscorrespondentie. En bij een bv of nv vermeldt u ook de statutaire zetel (vestigingsplaats) van de rechtspersoon.

Welke gegevens zijn verplicht op uw website?

Op uw website dient u in ieder geval de volgende gegevens op een logische plaats te vermelden:

  • statutaire bedrijfsnaam en handelsnaam
  • adresgegevens van het bezoekadres
  • contactgegevens (e-mailadres en minimaal één mogelijkheid voor direct persoonlijk contact)
  • naam en adres van de aanbieder (als u dat zelf niet bent)

Als u online producten en/of diensten aanbied dient u ook op uw website te vermelden:

  • KvK-nummer
  • btw-identificatienummer (btw-id)

Wat moet er op een factuur staan?

Uw facturen moeten aan een aantal wettelijke eisen voor facturen voldoen. Op een factuur staat in ieder geval:

  • uw btw-identificatienummer
  • het btw-bedrag
  • de factuurdatum
  • het factuurnummer
  • uw naam en adres
  • de naam en het adres van uw afnemer
  • uw KvK-nummer als u in het Handelsregister staat
  • welke goederen of diensten u levert
  • hoeveel goederen u levert

Facturen moeten van een opeenvolgende nummering voorzien zijn. Klopt de nummering niet? Herstel dit, anders heeft uw klant geen recht op aftrek van btw.

In sommige gevallen hoeft u geen btw op uw factuur te zetten. Bijvoorbeeld als u vrijgesteld bent van btw of meedoet aan de kleineondernemersregeling.

Verjaringstermijn

Stuurt u geen factuur, dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart:

  • 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is
  • 2 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u producten aan particulieren verkoopt
  • 5 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u diensten aan particulieren verkoopt

Om de verjaringstermijn te verlengen, kunt u uw klant een (aangetekende) brief sturen. De verjaringstermijn begint dan opnieuw. Dat heet stuiten.

Bewaarplicht facturen

Uw facturen zijn onderdeel van uw administratie. Wettelijk is het verplicht dat u uw administratie een bepaalde tijd bewaart. Voor facturen is dat 7 jaar. Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Onroerende goederen zijn bijvoorbeeld grond en gebouwen. U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Deze moeten dan wel de juiste en volledige weergaven van het origineel zijn.

Elektronisch factureren en digitaal factureren

U kunt uw factuur op papier sturen, maar u kunt ook elektronisch of digitaal factureren. Elektronische en digitale facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur. Een elektronische factuur (e-factuur) stuurt u vanuit uw geautomatiseerde systeem naar het systeem van uw klant. Hiermee moet de klant wel akkoord gaan. Hij is niet verplicht om een e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren mag binnen de hele Europese Unie (EU). Stuurt u een factuur als pdf-bestand met een e-mail naar uw klant? Dat heet digitaal factureren.

Verhuur woningen meer dan normaal vermogensbeheer

Gepubliceerd op
25 februari 2024

Wijzigen verdeling opbrengsten eigen woning nog mogelijk

Gepubliceerd op
21 februari 2024

Hoger budget voor eco-regeling 2023

Gepubliceerd op
21 februari 2024