Ziekmelding tijdens de zomer? Zo houd je grip

Een blog door Menke Plate, HR-specialist

Het WK voetbal, festivals en zonnige stranddagen. Voor veel mensen zijn het hoogtepunten van de zomer. Helaas merken sommige werkgevers ook een minder leuke kant van deze periode. Juist dan komen er soms ziekmeldingen binnen waarbij je je afvraagt of er echt sprake is van ziekte. Hoe ga je daar als werkgever zorgvuldig en professioneel mee om?

Als HR-specialist merk ik dat dit onderwerp ieder jaar terugkomt in gesprekken met ondernemers. Juist daarom is het belangrijk om te weten wat je wel en niet mag vragen.

Persoonlijk contact maakt het verschil
Tijdens het eerste gesprek kun je verschillende praktische zaken bespreken. Vraag bijvoorbeeld waar de werknemer verblijft en wanneer hij of zij verwacht weer aan het werk te zijn. Ook is het verstandig om te informeren welke werkzaamheden of afspraken tijdelijk door collega’s moeten worden overgenomen. Daarnaast kun je vragen wat jij als werkgever kunt doen om een spoedig herstel te ondersteunen. Tot slot is het belangrijk om na te gaan of de ziekmelding het gevolg is van een ongeval waarbij een derde partij betrokken was, omdat dit van belang kan zijn voor de verzekering.

Wat je niet mag vragen, is waar iemand precies last van heeft. Medische informatie is privé en daarover mag alleen de bedrijfsarts vragen stellen.

Ook bij verblijf in het buitenland
Is een werknemer tijdens de ziekmelding in het buitenland? Vraag dan waar hij of zij verblijft. In sommige situaties is het verstandig om een medische verklaring van een arts uit dat land op te vragen.Daarmee voorkom je onduidelijkheid en kun je de juiste stappen zetten als werkgever.

Een praktijkvoorbeeld
Onlangs sprak ik een ondernemer die tijdens een groot sportevenement te maken kreeg met een onverwachte ziekmelding. In plaats van alleen een berichtje te sturen, nam hij direct telefonisch contact op.

Tijdens het gesprek bleek dat de werknemer daadwerkelijk ziek was en bovendien belangrijke afspraken had ingepland die door collega’s moesten worden overgenomen. Door snel te schakelen bleef de impact voor het bedrijf beperkt en voelde de werknemer zich serieus genomen. Dat laat zien hoe waardevol persoonlijk contact kan zijn.

Maak afspraken over vervolgcontact
Een eerste telefoongesprek is niet voldoende. Spreek altijd af wanneer je opnieuw contact hebt. Daarmee blijf je betrokken en weet de werknemer waar hij of zij aan toe is.Bij werknemers die vaker verzuimen of waarbij eerder problemen zijn ontstaan, kan het verstandig zijn om vaker contact te hebben. Leg deze afspraken ook vast. Goede dossiervorming helpt om verwachtingen helder te houden en voorkomt discussies achteraf.

Vijf praktische tips voor werkgevers
Tijdens gesprekken met ondernemers merk ik dat een aantal aandachtspunten steeds terugkomt:

• Neem op de eerste ziektedag persoonlijk contact op.
• Vraag naar de verwachte duur van de afwezigheid.
• Bespreek welke werkzaamheden moeten worden overgenomen.
• Maak duidelijke afspraken over vervolgcontact.
• Leg afspraken en bijzonderheden zorgvuldig vast.

Zorgvuldigheid voorkomt veel gedoe
De meeste werknemers melden zich terecht ziek. Toch is het verstandig om alert te blijven en de juiste stappen te zetten. Een duidelijke aanpak zorgt voor rust, voorkomt misverstanden en helpt om verzuim professioneel te begeleiden.

Bij telt® ondersteunen we dagelijks werkgevers bij vraagstukken rondom personeel en verzuim. Juist door praktische ervaring weten we welke aanpak in de praktijk werkt en waar ondernemers tegenaan lopen.

Heb je vragen over verzuim, dossiervorming of andere HR-zaken? Ik denk graag met je mee.