Als u een fiets ter beschikking stelt aan een werknemer die deze voor zijn woon-werkverkeer gebruikt, past u de fiscale bijtelling van 7% toe en de werknemer ontvangt verder geen reiskostenvergoeding. Dit levert geen administratieve problemen op. Het wordt lastiger als de werknemer voor een paar dagen per week of af en toe (bijvoorbeeld als het regent) de fiets van de zaak laat staan, met de eigen auto naar het werk gaat en u hier een onbelaste reiskostenvergoeding voor wilt geven. Hoe gaat u daar als werkgever mee om? Uw accountant legt het uit.
Op de dagen dat de werknemer op de fiets van de zaak naar het werk komt, mag u geen onbelaste reiskostenvergoeding geven aan de werknemer. Op de werkdagen waarop de werknemer met een eigen auto komt, mag u hiervoor wél een onbelaste reiskostenvergoeding geven van maximaal € 0,21 per kilometer. Die kunt u toekennen op declaratiebasis of als vaste reiskostenvergoeding. Wel moet u dan aannemelijk maken dat de werknemer een ander vervoermiddel gebruikt dan de fiets van de zaak.
In de praktijk brengt dit uiteraard een grote administratieve last met zich mee. Maar deze kunt u vereenvoudigen! De fiscalist wijst op de volgende mogelijkheid:
Maak individueel afspraken met uw werknemer over het gemiddelde aantal dagen per week dat met de fiets dan wel met de auto wordt gereisd. Deze afspraken vormen de basis voor het vaststellen van de reiskostenvergoeding voor deze werknemer.
Hierbij moet u wel rekening houden met de voorwaarden:
Wilt u advies of overleg bij het opstellen van realistische afspraken of over de administratieve afhandeling? Neem gerust contact op met accountantskantoor telt® in Lunteren of telt® in Barneveld. Ook op het gebied van HR en salarisadministratie zijn wij uw partner in ondernemen.