Volledig digitaal vergaderen wordt mogelijk

De Eerste Kamer heeft het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen aangenomen. Daarmee komt er een wettelijke basis om algemene vergaderingen volledig digitaal te houden. De wet treedt in werking op een nog te bepalen datum.

Op dit moment moet de algemene vergadering van een privaatrechtelijke rechtspersoon in principe fysiek plaatsvinden. Wel kun je in de statuten opnemen dat vergadergerechtigden via een elektronisch communicatiemiddel, zoals videobellen, kunnen deelnemen. Dan is sprake van een hybride vergadering: een fysieke vergadering waarbij ook deelname op afstand mogelijk is.

Na inwerkingtreding van de nieuwe wet kan de algemene vergadering ook volledig digitaal worden gehouden. Dat mag alleen als de statuten daarin voorzien en er voldoende draagvlak is bij de meerderheid van de vergadergerechtigden met stemrecht.

Daarbij gelden onder meer de volgende voorwaarden:

• De digitale vergadering moet een volwaardig alternatief zijn voor een fysieke vergadering.
• Vergadergerechtigden moeten vragen kunnen stellen, die het bestuur naar beste weten moet beantwoorden.
• Deelnemers moeten kunnen deelnemen met beeld en geluid, bijvoorbeeld via videobellen.
• Een telefoonverbinding of conferencecall is niet voldoende.
• Vergadergerechtigden moeten kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Alleen meekijken via een livestream is dus niet genoeg.

In de statuten mogen aanvullende voorwaarden worden opgenomen. Daarnaast moeten vergadergerechtigden, net als nu, via het elektronische communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd en hun stemrecht kunnen uitoefenen.

Oproeping
Ook de regels voor de oproeping worden aangepast. Nu kunnen vergadergerechtigden alleen digitaal worden opgeroepen als zij daarmee hebben ingestemd. Is dat niet gebeurd, dan moet de oproeping per post plaatsvinden.

Na inwerkingtreding van de nieuwe wet wordt digitale oproeping eenvoudiger. Vergadergerechtigden kunnen dan in principe digitaal worden opgeroepen, tenzij de statuten anders bepalen. Bij een hybride of volledig digitale vergadering moet in de oproeping ook staan hoe digitale deelname werkt en hoe het stemrecht kan worden uitgeoefend.

Overgangsrecht
Er komt overgangsrecht. Vanaf de inwerkingtreding mag je nog een jaar volgens de huidige regels vergaderen. Denk bijvoorbeeld aan vergaderen via conferencecall in plaats van met een audiovisueel communicatiemiddel.

Staan er nu al bepalingen in de statuten over digitale deelname aan een vergadering? Dan worden die bepalingen na inwerkingtreding gezien als een verwijzing naar de nieuwe regels. Als hybride vergaderen nu al mogelijk is volgens de statuten, worden de statuten na inwerkingtreding geacht ook volledig digitaal vergaderen te faciliteren.

Wil je volledig digitaal kunnen vergaderen? Controleer dan tijdig of de statuten daarvoor geschikt zijn en of de praktische inrichting van de vergadering aan de nieuwe voorwaarden voldoet.