Een nieuwe blog in de serie Klantverhalen van assistent accountant Jeanique Termaat
Bij telt® zijn er klanten die ervoor kiezen om hun administratie zelf te verzorgen, eventueel door hun eigen administratieve afdeling. Ook zijn er klanten die graag alles uit handen geven aan ons. Daarnaast zijn er diverse tussenvormen. Op deze manier bieden we iedere ondernemer de mogelijkheid om te werken zoals hij of zij dat het liefst doet. telt® staat naast de ondernemer, om bij te sturen indien nodig. Zo vaart u de juiste koers.
Zo heb ik een klant in de medische sector (de medische beroepsgroep is ruim vertegenwoordigd in ons klantenbestand), die vond dat de administratie te veel werk werd. Deze klant vroeg mij of ik iets kon doen om hem te ontlasten. Dat kon ik. De klant werkt nu met online tools Basecone en Twinfield en hoeft nog maar een fractie van het administratieve werk te doen. Basecone is een programma om facturen te scannen en in te boeken. Praktisch, snel en naar grote tevredenheid van veel ondernemers. Twinfield is een boekhoudprogramma, waarbij dankzij een automatische bankkoppeling het betalen van facturen een peulenschil is. De klant stuurt de facturen via Basecone naar telt®. Wekelijks zet ik dan alle facturen in Twinfield en hebben we even contact over eventuele onduidelijkheden of onregelmatigheden. De klant is iedere week snel klaar met de administratie: het beantwoorden van de vragen in mijn mail en het betalen van de klaarstaande facturen in Twinfield zijn de enige administratieve taken die ze moet uitvoeren.
Zoals veel ondernemers geeft ook deze klant aan niet in de wieg gelegd te zijn voor administratie. Met de werkwijze die we nu hanteren, is de administratie een eenvoudig klusje geworden. De kans op fouten is minimaal en de tijdwinst aanzienlijk. Een ander voordeel is dat de ondernemer altijd up-to-date is wat betreft haar financiële situatie.
Maar belangrijker nog is dat de ondernemer in telt® een sparringpartner heeft: De cijfers zijn het vertrekpunt voor gericht bedrijfsadvies. Doordat ik de cijfers van deze onderneming wekelijks monitor, kan ik direct schakelen indien nodig. De advisering is ook een wisselwerking. Bij vragen neemt de klant gerust even contact met mij op. De lijnen zijn kort, dat werkt snel en prettig voor iedereen. En ook advies van onze fiscalist of van één van de juristen is binnen handbereik.
Er zijn ook ondernemers die ervoor kiezen om zelf hun administratie te verzorgen, maar die wél graag ruggespraak willen bij diverse keuzes. Welke financiële consequenties zijn er? Voor een verantwoorde keuze breng ik het vooraf in beeld. En bij een check op de cijfers is advisering vanzelfsprekend bij telt®. Al diverse malen heb ik ondernemers geadviseerd hun uurprijs te verhogen of op basis van nacalculatie te werken. Kleine, verantwoorde aanpassingen met grote gevolgen.
Het nalopen van uw administratie is ook nuttig om eventuele fouten tijdig op te sporen. Zo heb ik onlangs een fouttelling ontdekt in de offerte van bouwmaterialen van een bouwondernemer. Deze fout had een tekort van 7000 euro tot gevolg. Een bedrag dat de bouwondernemer niet alsnog wilde factureren bij de opdrachtgever, omdat het een aangenomen werk betrof. Het tekort van 7000 euro bleef dus bestaan. Maar door het ontdekken van deze fout, blééf het gelukkig bij dit tekort. Het had rampzalig kunnen uitpakken ondernemer.