Als accountantskantoor horen we het vaak: de manier van werken is bij veel bedrijven veranderd als gevolg van de coronapandemie. Veel meer thuiswerken en uitgebreide mogelijkheden om klantcontact online te organiseren zijn daar voorbeelden van. Maar hebt u als ondernemer sinds al deze wijzigingen de vaste kostenvergoedingen van werknemers al eens goed tegen het licht gehouden?
Waarom dit van belang is? Dat heeft te maken met loonheffing, weet de accountant. Om een vaste kostenvergoeding namelijk buiten de loonheffingen te laten, moet de werkgever aantonen dat werknemers daadwerkelijk kosten maken en onderzoek doen naar de werkelijk gemaakte kosten.
Bovendien moet u als werkgever, eventueel met hulp van uw accountant, een specificatie maken van zowel de intermediaire kosten als de gerichte vrijstellingen. Dit voorkomt vervelende rechtszaken en hoge naheffingen en boetes. Wees daarom zorgvuldig bij het specificeren en onderbouwen van de kosten. Zorg dat u aan de voorwaarden voldoet en voorkom problemen achteraf.